Із запровадженням нових технологій місцеві органи земельних ресурсів (а дехто з них почувався окремим королівством із власними правилами) стають частиною єдиного загальнонаціонального механізму, який діє відповідно до законодавства. Єдина електронна кадастрова система дозволяє центральному офісу чітко контролювати роботу кожного з близько 600 районних офісів, причому – в режимі он-лайн.

«Фактично, ми спостерігаємо процес аж до кожного кадастрового реєстратора. Щоденно ми маємо три зрізи виконання основних функцій системи (реєстрація, присвоєння кадастрових номерів, надання витягів) на 9 ранку, 14-ту та 18-ту годину. Це дає нам можливість спостерігати, що відбувається в кожному не лише регіоні, але й районі України», – каже генеральний директор Центру ДЗК Андрій Тарнопольський.

З місця – в кар’єр

Електронна система запрацювала з початком 2013 року, і часу на розкачку у державних кадастрових реєстраторів вже не було. Старт мав бути швидким і безболісним.

«31 грудня завершила роботу перехідна реєстраційна система, і коли 2 січня за ті самі комп’ютери сіли ті самі люди, але побачили там інший інтерфейс, увійшли в іншу систему, яка законодавчо вимагала від них інших дій, – тут ми зрозуміли, що того навчання, яке ми провели, – недостатньо. І ми відправили по регіонах 112 інструкторів, які протягом 10 днів проводили інструктаж просто на робочих місцях реєстраторів – а їх загалом 2000», – розповідає Андрій Тарнопольский.

Усі визнають, що перші два місяці були особливо важкими, бо в робочому стані потрібно було підтримувати не лише систему, але й її користувачів, тобто кадастрових реєстраторів – система і люди мали «порозумітися». Система не завжди розуміла реєстраторів, а реєстратори – що слід робити, аби система працювала. Відбувався процес зближення, але на цьому фоні треба було забезпечити комфортні умови для громадян.

У Центрі ДЗК розповідають, що на початках, коли в кожен реєстраційний офіс виїжджала група з Києва, проводили тести: реєстратори робили 30-40 реальних реєстрацій під наглядом інструктора – той буквально стояв за спиною. Якщо траплялися збої чи виникали питання – пояснювали, як користуватися інструкцією. Інструкції розробили в кількох варіантах – докладний відеоурок, друковану версію, а також можливість в режимі он-лайн ставити запитання адміністратору – для цього Центр ДЗК забезпечив цілодобову службу підтримки.

Відеоурок покроково розвовідає, як вносити дані чи оформлювати витяг. Створили й тренажер – тестову копію програми для роботи в кадастрі, яка повністю відповідає реальній: ні там, ні там правити чи змінювати інформацію про ділянку неможливо. Реєстратори можуть лише фіксувати те, що подається з документом.

«Ось це перший том про проведення навчання кадастрових реєстраторів, – демонструє масивний зшиток записів Андрій Тарнопольський. – Прізвища реєстраторів, що вони робили, графіки – динаміка реєстрацій до і після навчання. А ось це – по областях. На кожне робоче місце кадастрового реєстратора був складений протокол: чи підключено, чи є конфліктне програмне забезпечення, скільки тестових операцій зроблено, – і підпис інструктора».

Спочатку передбачалося, що кожен реєстратор матиме на комп’ютері окреме програмне забезпечення. Але це ускладнювало контроль операцій у системі. І при будь-яких збоях в офісі працювати з кадастром було б неможливо. Тому вхід до системи централізований і персоніфікований – система фіксує, коли й хто до неї заходив.

До мандражу, який супроводжував початок роботи кадастрових реєстраторів за новими правилами, поставилися з розумінням. Адже відрізняється не лише інтерфейс на комп’ютері, але й повноваження та відповідальність, які були торік і з’явилися нині. Тепер це посадові особи, що ставлять свій цифровий підпис під тим, що ними зроблено.

«Ми також зібрали всі питання, які ставили реєстратори. Ми їх розклали на головні й другорядні, а відповіді виклали на сайт технічної підтримки – такий собі «альманах»,» – каже Андрій Тарнопольський.

«І до сих пір працює відповідний орган, який дає відповіді на будь-які питання», – підтверджує заступник начальника Управління Держземагентства у Обухівському районі Ігор Гаєвський.

Прозорий «кабінет»

Приходячи на робоче місце, кадастровий реєстратор, щоб увійти до системи, повинен ввести свій логін та пароль. Після входу він бачить перелік заяв, які зараз перебувають у роботі.

Хто й коли працював із конкретною заявою – фіксує система. Усі помилки можна відстежити. Завершені програмні операції кадастрові реєстратори щоразу засвідчують цифровим ключем. Це – гарантія захищеності даних. Після електронного підпису завірені документи зберігають на серверах.

«У нас на кожному робочому місці реєстратора стоїть програмне забезпечення з криптологічного захисту – це шифрування. А на сервері – таке ж програмне забезпечення і пристрій, який робить дешифрування для того, щоб ці дані опинилися в системі», – розповідає  Андрій Тарнопольський.

Чимало кадастрових реєстраторів працюють у вихідні. Система це теж фіксує. І які операції з даними проводять фахівці, їх правильність і строки. Щодо строків – система постійно підказує. Так, перед початком роботи на комп’ютері реєстратор бачить вже прийняті заяви від громадян. Кожна з поміткою. Ті, до завершення визначеного законом 14-денного терміну яких залишилося 7 днів, – виділено жовтим; менше 4 днів – червоним. Де бачить ризик запізнення – підхоплює роботу, навіть розпочату своїми колегами. За кінцевим терміном заяви можна вибрати відразу ту, яка найбільш термінова.

Більше того. Система має фільтри, які дозволяють реєстратору проаналізувати свою роботу за вчора та спланувати наступний день.

І про це в центральному офісі також знають. Тож аргумент на кшталт «забув» чи «десь поклав документи і пропустив термін» – вже не актуальні.

Звітність у вас не запитають

Раніше, аби порахувати зареєстровані ділянки, органи земельних ресурсів відправляли купу запитів до відділень. Нині ж електронна система кадастру видає готовий аналіз і попереджає про ризики в роботі. У минулому залишилися й телефонні розмови на кшталт «Маріє Іванівно, ви скільки зареєстрували?», а відтак і помилки в підрахунках.

«Сьогодні ніхто нікого не відволікає. В автоматичному режимі тричі на день робиться зріз системи за всіма даними, які нас цікавлять. Якщо, наприклад, нас цікавитиме, скільки і за яким цільовим призначенням зареєстровано ділянок, – ми це зможемо побачити», – розповідає про зміни Андрій Тарнопольський.

«Швидка допомога»

Те, що в Києві постійно знають, що відбувається на місцях, – не просто звичайна цікавість. Це не лише інформація, який відсоток певна область виконує відносно України і як цей відсоток росте чи падає. Це також і інформація, скільки днів робочих потрібно для обробки заяв, які надійшли. Якшо 2-3 дні – це вважають нормальним, якщо 5-6 днів – починають з’ясосувати причину, хоча цей термін ще не є критичним (закон дає 14 днів). Прогнозуючи таким чином, у Києві намагаються не дати розвинутися тенденціям, які в перспективі можуть призвести до порушення терміну. Прогноз, дає можливість вжити запобіжних заходів – або просто передзвонити й запитати, які виникли проблеми, або виїхати до територіального офісу.

У Центрі ДЗК розповідають, як за результатами спостереження виявили, що в Черкаській області потрібно було 6-7днів для обробки заяв, які були ними прийняті. У мікроавтобус посадили 6 столичних фахівців, які за 4 дні проїхали по всіх районах, поговорили з кожним кадастровим реєстратором, надаи методичну та технічну допомогу. У системі побачили, як прогноз потрібного часу впав до 2,5 днів.

Що в підсумку? З 1 січня за новими правилами в новій системі зареєстрували понад 320 тисяч ділянок. У процесі виконання – менше 10 тисяч заяв. Для порівняння: торік, при перехідній системі, “висіло” уп’ятеро більше, і майже по всіх були прострочені терміни виконання, кажуть в Центрі ДЗК. А цьогоріч, навіть із тими труднощами, які виникли через «звикання» реєстраторів і до нових функцій, і до системи, немає жодної реєстрації, яка б не була зроблена в терміни, визначені законом. Пригадуючи ситуацію минулих років, коли процес тривав місяцями, це – крок вперед. Очевидно, це вже можна записати до перших результатів функціонування єдиного загальнодержавного механізму – Національної кадастрової системи.

Олена Нагорна
Матеріал підготовлено
в рамках інформаційної кампанії
проекту Світового банку “Видача державних актів
на право власності на землю в сільській місцевості
та розвиток системи кадастру”